Einblick in unsere Projekte

Im Rahmen des Projekts «ESYSP – Rollout International EDA» wurden die Biometrie-Erfassungsstationen bei 96 Schweizer Auslandvertretungen des EDA ersetzt. Ziel des Projekts war, dass alle betroffenen Auslandvertretungen mit den neuen Biometrie-Erfassungsgeräten ausgerüstet und deren Mitarbeitende im Umgang damit geschult sind, sodass die neuen Geräte spätestens ab Ende 2023 produktiv eingesetzt werden konnten. Das Projekt wurde mit der Projektmanagementmethode HERMES 5, Szenario «IT-Standardanwendung», abgewickelt.

Das Verwaltungsteam der Gemeinde Varen VS musste innert kurzer Frist eine grosse Anzahl Pendenzen im Bereich Steuern bewältigen. Zusammen mit dem laufenden Tagesgeschäft brachte dies das kleine Verwaltungsteam an seine Grenzen. Um die Aufgaben zu bewältigen und den regulären Betrieb aufrecht zu erhalten, suchte die Gemeinde kurzfristig nach Unterstützung in der Administration.

Bei diesem umfassenden Datenmigrationsprojekt unterstützten wir unseren Kunden MeteoSchweiz dabei, grosse Datenmengen unter strengen Anforderungen an Datenqualität und Sicherheit zu migrieren. Konkret wurden Daten aus zwei Quellsystemen (Datei Explorer und einem OS-Laufwerk) in das zentrale System Acta Nova übertragen.

Die Rehaklinik Eden betreibt seit vielen Jahren ein Managementsystem gemäss der ISO-Norm 9001, dessen Umfang im Laufe der Zeit gewachsen ist. Verbesserungsvorschläge aus externen Audits wurden kontinuierlich umgesetzt. Auf Anregung des früheren CEO wurde die Überprüfung des Systems zur Steigerung des betrieblichen Nutzens in Auftrag gegeben, was von der Rexult AG zusammen mit Schlüsselpersonen durchgeführt wurde. Der neue CEO, seit Anfang 2022 im Amt, unterstützte diese Entwicklung aktiv.

Das eidg. Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation (UVEK) möchte das Potential, welches die Digitalisierung von Prozessen bietet, schrittweise ausschöpfen. Zu diesem Zweck wurde ein departementweites E-Government Programm etabliert. Zentrale Elemente sind eine zentrale Stammdatenhaltung für Geschäftspartner-Informationen, Single Sign-On und die Kollaborationsmöglichkeiten von UVEK-externen Kunden, Partnern und internen Mitarbeitenden, sowie ein workflowbasiertes Fall- und Aktivitätenmanagement.

Bei der Pensionskasse des Bundes haben sich über die Jahre grosse Dokumentenmengen in unterschiedlichen Systemen angesammelt. Wir beraten und unterstützen die interne Projektleitung bei der Überarbeitung der organisatorischen GEVER Grundlagen und der Erneuerung des GEVER-Systems.

Eine Organisation mit neun Standorten in der Schweiz stand vor der Herausforderung, ihre Supportprozesse zu zentralisieren. Im Rahmen des Projekts ermittelte die Projektleitung von Rexult gemeinsam mit den Beteiligten, welche Aufgaben künftig in einem zentralen Dienstleistungszentrum erbracht werden können.

In einer zweitägigen Klausur mit sieben Gemeinderatsmitgliedern, vier Abteilungsleitenden und der Schulleiterin wurden entscheidende Massnahmen ergriffen, um die Struktur und Arbeitsweise der Gemeinde zu optimieren. Das Gremium traf wegweissende Entscheidungen zur Strukturierung der Departemente und der Kommissionslandschaft, zu Wahlkriterien für den Einsitz in Kommissionen und der Definition von Kommissionen, Arbeitsgruppen und Ausschüssen.

Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) ersetzte mit Unterstützung von Rexult veraltete Schnittstellen durch die SEDEX-Lösung, um den Datenaustausch zwischen GEVER und der Fachanwendung ALPS zu verbessern. Das Projekt optimierte die Datenqualität und legte die Grundlage für eine moderne und effiziente Informationsverarbeitung.

Rexult entwickelte und führte massgeschneiderte MS Office-Schulungen für MeteoSchweiz durch. Die Trainings wurden gezielt auf die Anforderungen der Mitarbeitenden abgestimmt und praxisnah umgesetzt, um die Anwendung der Tools im Arbeitsalltag zu optimieren.

Rexult unterstütze die Digitalisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse für GEVER im Bundesamt für Verkehr BAV. Das Ziel bestand darin, Verfahren komplett elektronisch, medienbruchfrei und rechtssicher abzuwickeln.

Mit der Einführung der Software «evidence» bei den Regierungsstatthalterämtern des Kantons Bern wurden die internen Abläufe der einzelnen Ämter weitgehend standardisiert und digitalisiert.

Mit dem Projekt GENOVA EDA wurde das bestehende Geschäftsverwaltungssystem, kurz GEVER, in Acta Nova migriert. Die Mitarbeitenden mussten entsprechend geschult werden. Rexult führte das PMO und unterstütze die Projektleitung und das Projektteam effektiv und effizient in allen administrativen und planerischen Belangen.

Im Rahmen des Projekts wurden die organisatorischen sowie technischen Grundlagen für die Einführung und Weiterentwicklung eines ganzheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) ausgearbeitet. Rexult durfte dabei dank grosser Erfahrung im Bereich Records Management wertvolle Unterstützung bieten.

Das Projekt Scan2GEVER, Teil des Programms GENOVA, erneuerte die bestehende Lösung und führte erweiterte Routing-Möglichkeiten mit QR-Codes sowie die direkte Ablage von Einzel-Dokumenten in GEVER ein. Herausforderungen waren die enge Zeitvorgabe, die Koordination mehrerer Leistungserbringer und die Akzeptanz der Lösung.

Das Eidgenössischen Departement des Innern EDI verwaltet zahlreiche komplexe Geschäftskonfigurationen. Rexult unterstützte die Weiterentwicklung dieser Konfigurationen. Zudem entlastete Rexult die Verantwortlichen sowie bei der Schulung von Mitarbeitenden, beim Release-, Anforderungs- und Testmanagement.

Das Bundesamt für Energie BFE ist die Aufsichtsbehörde des Bundes über die Sicherheit der Stauanlagen in der Schweiz. Im Frühjahr 2022 suchte das Amt Unterstützung, um jegliche periodische und ausserplanmässige Unterlagen rund um die Talsperren von externen Partnern digital zu erhalten. Hierfür wurde dem Auftraggeber die PrivaSphere-Lösung präsentiert. Das Projekt wurde daraufhin durch das BFE initialisiert.

Die Eidgenössische Spielbankenkommission (ESBK) ist Aufsichtsbehörde über die Spielbanken und überwacht die Einhaltung der spielbankenrechtlichen Vorschriften. Bevor die ESBK die heutige digitale Lösung mit der eGov-Schnittstelle umsetzte, erhielt sie die Gesuche und Meldungen der Spielbanken vorwiegend in Papierform.

Rexult unterstützte den Programmleiter bei der Einführung des neuen GEVER-Produkts Acta Nova. Dazu gehörten Projektmanagement-Aufgaben sowie Ausbildung und Early Life Support.

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-System fürs gesamte Finanzdepartement galt es einerseits die technischen und organisatorischen Vorgaben des Bundes und des Departements umzusetzen und andererseits die Bedürfnisse der Mitarbeitenden möglichst gut zu berücksichtigen.

Das Projektziel bestand darin, Bewilligungs- oder Zulassungsverfahren beim Bundesamt für Verkehr direkt über ein Web-Formular einreichen zu können. Im Rahmen des Projekts sind mindestens 27 Geschäftsprozesse des BAV digitalisiert worden.

Ziel dieses Projekts des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit war die Vereinfachung, Harmonisierung und durchgehende Digitalisierung der Prozesse für die Ein-, Aus- und Durchfuhr von Waren sowie für die Erhebung von Abgaben.

Das Departement für Umwelt, Energie, Verkehr und Kommunikation (UVEK) betreibt ein umfassendes eGovernment Portal. Im Rahmen des Projekts wurden dieses Portal und die dazugehörenden Fachapplikationen weiterentwickelt.

Für die elektronische Verwaltung von Dokumenten und Prozessen nutzt das Staatssekretariat für Migration SEM die Software Acta Nova. Im Projekt ging es nun darum, Acta Nova weiterzuentwickeln und eine neue Schnittstelle zu Sharepoint einzuführen.

Das Projekt «eB@V» schuf die Grundlagen für den sicheren, elektronischen Austausch zwischen den öffentlichen Transportunternehmen und dem Bundesamt für Verkehr (BAV). Über die eingeführte «Zustellplattform» werden seither Gesuche z.B. für die Zulassung eines neuen Zuges elektronisch eingereicht, bearbeitet und bewilligt. Das elektronische Verfahren ist für rund 27 Geschäftsprozesse eingeführt. Nun ging es darum, die Zustellplattform weiterzuentwickeln und zu optimieren.

Im Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements GS-EFD wurde im Jahr 2020 ein Dokumentenmanagement-System eingeführt. Im Tool können nicht nur Dokumente abgelegt, sondern auch Workflows hinterlegt werden.