«Wir würden Rexult jederzeit wieder engagieren»

Die Co-Projektleitung bestehend aus Ute Beutler (Leiterin Finanzen und Controlling ERZ) und Christian Michel (Rexult).

BE-GEVER ist seit dem 11. November 2019 in allen Ämtern der ERZ im Einsatz und löst das Dokumentenmanagementsystem sowie die verschiedenen Laufwerke ab. Welche Vorteile erhoffen Sie sich von der Einführung eines GEVER-Systems?
Mit der Einführung von BE-GEVER gibt es erstmals im Kanton eine einheitliche Geschäftsverwaltung. Auf dieser Basis wird es künftig möglich sein, über Organisationsgrenzen hinweg elektronisch an Dokumenten zu arbeiten. Die Dokumente zu einem Geschäft werden an einem Ort abgelegt. Über die gemeinsame Plattform und die entsprechende Berechtigungssteuerung gibt es keine Notwendigkeit mehr, Schattendossiers zu führen.

Bei einem Projekt dieser Grössenordnung tauchen immer wieder unvorhergesehene Probleme auf oder einzelne Schritte dauern länger als geplant. Welche war die grössten Herausforderungen in diesem Projekt und was würden Sie rückblickend anders angehen?
Das kantonale Programm DGA [Anmerkung: Das kantonale Programm zur Einführung von BE-GEVER] ist sehr gut geführt. Es gab viele Hilfestellungen von dieser Seite. Das Engagement aller Beteiligten war wesentlich für den Erfolg. Die grösste Herausforderung ist sicher die Migration der Dokumente aus dem ehemaligen Dokumentenmanagement. Hier sind alle Mitarbeitenden betroffen: Sie müssen sich mit dem neuen Ordnungssystem vertraut machen, Dossiers anlegen, die Geschäftsrelevanz von Dokumenten einschätzen und die Ablage im Altsystem entsprechend bereinigen. Zudem ist hier die Zusammenarbeit von vier externen Stellen notwendig, was eine gute Koordination und Kommunikation erfordert. Rückblickend würde ich den Prozess, wie die Migration genau abläuft, wer was wann macht, breiter streuen.
Die fehlende elektronische Signatur hat uns gezwungen, die Prozesse dementsprechend anzupassen. Eine vollständig digitale Bearbeitung ist leider nicht möglich. Andererseits besteht die Vorgabe des digitalen Primats, was zu zusätzlichen administrativen Bearbeitungsschritten führt, deren Mehrwehrt für die Nutzerinnen und Nutzer nicht erkennbar ist.

Wie beurteilen Sie die Akzeptanz von BE-GEVER unter den Mitarbeitenden? Welche Massnahmen hat die ERZ getroffen, um diese im Betrieb zu steigern?
Das BE-GEVER wird offen aufgenommen. Die Führungskräfte der Direktion unterstützen das neue System und geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Chance, dieses System kennenzulernen, d.h. Fehler sind akzeptiert und man ist offen für neue Prozesse und Abläufe. Diese Haltung fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mit dazu beigetragen haben sicher die regelmässige Kommunikation über die Projektgremien, der frühzeitige Einbezug der Ämter, die flächendeckende Ausbildung und die hohe Anzahl von Powerusern in der Betriebsorganisation.

Wie konnte Rexult Sie bei diesem Vorhaben unterstützen und welche Rolle hat Rexult dabei eingenommen?
Rexult hat uns auf vielfältige Weise unterstützt: vorausschauende Projektplanung, Erstellung der Lieferobjekte, Koordination aller Beteiligten, aufbereiten, organisieren und durchführen einer flächendeckenden Schulung und Begleiter für die Recordsmanagerinnen und –manager der Ämtern, damit diese in ihre neue Rolle wachsen. Die wahrgenommenen Rollen reichen von Projektleitung, über Krisenmanager bis hin zu Fachspezialist.

Was haben Sie an der Zusammenarbeit mit Rexult geschätzt? Wo könnte sich Rexult noch verbessern?
Die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Rexult haben immer ein offenes Ohr für die Fragen gehabt, waren lösungsorientiert, haben nicht die Geduld verloren und sind uns stets fröhlich und motiviert begegnet. Sie haben die Ihnen beauftragten Arbeiten schnell und kompetent ausgeführt. Zudem waren alle Beteiligten von Rexult immer auf einem gleichen Kenntnisstand zum Projekt, was die Kommunikation sehr vereinfacht hat.
Durch die zentrale Rolle, die Rexult in diesem Projekt eingenommen hat, war unweigerlich, dass sie divergierende Ansichten akzeptieren und auch gegen eigene Überzeugungen vertreten musste. 

Würden Sie Rexult erneut engagieren oder weiterempfehlen?
Wir würden Rexult jederzeit wieder engagieren. 

Vielen Dank Frau Beutler, dass Sie sich die Zeit genommen haben.

Die Eckdaten zum Projekt

	Projektdauer: Frühling 2018 bis Ende 2019;
	Rund 26‘700 geleistete Arbeitsstunden (interne und externe Aufwände zusammengefasst);
	Die Einführung erfolgte in zwei Etappen. Im September wurde BE-GEVER in zwei Ämtern eingeführt. Die restlichen vier Ämter haben das System am 11. November 2019 in Betrieb genommen;
	Ausbildung von 84 Power Usern und 1022 Mitarbeitenden in 65 halbtägigen Schulungsveranstaltungen;
	25‘396 migrierte Geschäfte und 163‘550 migrierte Dokumente.
	Von Rexult am Projekt beteiligt waren: Christian Michel (Gesamt-Projektleiter und Teacher), Regula Günter (Ausbildungsverantwortliche, Testmanagerin und Teacherin), Deborah Bernardi (Projektunterstützung und Teacherin) und Alain Dulio (Teacher);
	Die ERZ führte die Geschäftsverwaltungssoftware CMI AXIOMA der CM Informatik AG ein. Diese Lösung wird neu in der ganzen Kantonsverwaltung Bern unter dem Namen «BE-GEVER» eingesetzt.