Ausgangslage

Im Projekt Scan2GEVER, welches im Rahmen des Programms GENOVA entstanden ist, wurde die bisherige Scan2GEVER-Lösung erneuert. Im Projekt umgesetzt wurden erweiterte Routing-Möglichkeiten mit QR-Codes und die Möglichkeit, Einzel-Dokumente neu direkt in der Elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) ablegen zu können.

Die Einführung wurde in Kooperation mit dem BBL und unter Einbezug, der vom BBL betriebenen Input-Management Lösung realisiert. Die Einführung des neuen Scan2GEVER-Features erfolgte im Zusammenhang mit dem Rollout des Acta Nova-Release v3.6 und wurde sämtlichen Departementen und der Bundeskanzlei zur Verfügung gestellt.

Die Herausforderung des Projektes war die Koordination der Leistungserbringer BBL, ISCeco, BK DTI, BIT und FUB. Zudem war die Einführung von Scan2GEVER fix mit der Einführung des Acta Nova Release BS 3.6 gekoppelt. Die Ergebnisse mussten zwingend im vorgegebenen Zeitrahmen erreicht werden. Die Akzeptanz der ausgearbeiteten Lösung bei den Applikationsverantwortlichen war noch nicht vorhanden und wurde in diesem Zusammenhang im Rahmen der Testunterstützung erarbeitet.

Nutzen

Im Rahmen dieses Projektes sind folgende Aufgaben ausgeführt worden:

• Gesamtprojektleitung und Koordination zwischen den beteiligten Leistungserbringern
• Führen des Projektteams und der Teilprojektleiter
• Erarbeiten der für die Projektphasen definierten Lieferergebnisse
• Führen der Projektsteuerungsmeetings, erstellen der Statusberichte, überwachen der Finanzen, der Projektrisiken, der Meilensteine und der Lieferergebnisse
• Regelmässiger Abgleich mit dem Auftraggeber
• Anforderungs-Management
• Koordination der Testzyklen mit dem Testmanagement
• Koordination des Defect-Managements mit sämtlichen Stakeholdern
• Ausarbeiten der Betriebsdokumentation für die Betreiber und der Bedienungsanleitungen für die Anwender

Der Erfolg des Projekts beruhte auf verschiedenen Faktoren und Lösungsansätzen. Eine wichtige Komponente war, dass die neue Lösung auf den bestehenden Systemen und Services der Bundesverwaltung und seiner Leistungserbringer aufgebaut werden konnte. Dadurch konnte das Projekt auf etablierte Konzepte, Prozesse und die Organisationsstruktur der GEVER (Geschäftsverwaltungssystem)-Umgebung zurückgreifen. Das Know-how und die Erfahrungswerte des Projektleiters DTI haben den Abklärungs- und Koordinationsaufwand wesentlich reduziert und die Realisierung des Projekts im gesetzten Zeitfenster erst möglich gemacht. Die gute Zusammenarbeit mit dem Teilprojektleiter BBL und seinem fundierten Fachwissen im Bereich Scanning war ebenfalls ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt.

Ansprechpartner

Manuel Novo
VR, Mitinhaber und Verkauf

Mandatsmitarbeitende

Subunternehmen

Branche

Öffentliche Verwaltung

Kompetenzen

Projektleitung

eGovernment

GEVER